Google Calendar es una herramienta ideal para profesionales como tú. Puede resultar una ventaja para la optimización de tu vida laboral y te diré por qué.
¿Tienes una reunión en cinco minutos, pero no te acordaste porque estabas concentrado terminando un informe mensual que debes entregar mañana mismo?
Estas cosas son típicas de la vida de un profesional que tiene el tiempo limitado y necesita más organización.
Muchos encuentran una buena organización anotando todo en una agenda física y escrita a mano, pero, ¿quién te recuerda que debes revisar la agenda?
Te recomiendo usar Google Calendar: esta aplicación tipo agenda/calendario es la opción más práctica ya que además se integra con Gmail y tiene múltiples funciones para que tengas una vida profesional más organizada. Sin embargo, tantas opciones pueden abrumarte y quizá, por no conocerlas, las estás desaprovechando.
Esta herramienta gratuita debe ser explotada ya que contribuirá a tu productividad profesional y hasta personal si así lo deseas.
Y aunque su única debilidad es que debes estar conectado a Internet para poder usarla, vale la pena que la integres a tu vida profesional y lleves todo con el orden que siempre quisiste.
Si eres un emprendedor, esta herramienta será tu gran aliada al momento de organizar tiempos o plazos de entrega o citas a las que asistir.
¿Para qué sirve exactamente Google Calendar?
Es una herramienta online original de Google, por su puesto, y que tiene todas las funcionalidades de una agenda o calendario electrónico: puedes tener un registro de reuniones, fechas importantes, recordatorios, etc. Una de sus grandes ventajas es que está sincronizado con Gmail, lo que te permite incluir a tus contactos en los eventos o pautas que hagas, así que no solo te recuerda a ti sobre tus reuniones, sino también a tus colegas.
Si tienes un sitio web, Google Calendar te da la opción de indexar tu calendario al site y así tus clientes podrán verlo también. Además, si Google Calendar ha funcionado bien para tu cotidianidad laboral, puedes crear otro calendario para organizar tu vida personal: recordatorios de cumpleaños, citas médicas o comprar un regalo.
La organización es eficiencia y productividad: con Google Calendar se está más cerca de lograrlo.
La manera de usar Google Calendar es muy intuitiva, ya que se pueden agregar y arrastrar eventos como quieras, y además tienes vistas diarias, semanales y mensuales. Como te mencione antes, puedes compartir tu calendario con socios o colegas y ellos hasta podrán hacer comentarios al respecto.
Razones para usar Google Calendar
Evidentemente la razón principal de usar la herramienta de Google Calendar es que podrás llevar una vida profesional mucho más organizada y, por lo tanto, más productiva. Una vez que organizas las cosas por hacer y tienes una visión más clara del tiempo que esto debe tomarte, las haces con mayor conciencia y las ejecutas eficazmente.Ahora te dejo unas cuantas razones más para que uses esta herramienta que contribuirá a una vida laboral más llevadera.
Cumplirás más objetivos
Como profesional estoy segura de que tienes un montón de metas por cumplir en un plazo determinado. Con Google Calendar podrás tener una visión más clara de estos plazos y hasta recordatorios de tareas por cumplir para que así logres la meta anhelada.
Google Calendar también te ofrece la opción de crear calendarios por proyecto en donde puedes indexar fechas topes. Visto desde el punto más positivo, esto podría resultar motivacional para ti y tu equipo de trabajo.
Separarás lo profesional de lo personal
Cuando las dos agendas se unen, la de tu vida personal y profesional, todo puede ser visto como un caos y hasta ocasionarte estrés. Con Google Calendar esto ya no será un problema, ya que te brinda la opción de tener un calendario laboral y otro de tu vida personal, por separado.
Claro está, esto depende de tus preferencias, quizá te guste tener todos tus eventos en un mismo sitio para una mejor perspectiva.
Te sentirás más seguro
Probablemente una vez que sabes que tienes algo por hacer y lo anotas, te sientes relajado porque así no lo olvidarás. Con Google Calendar liberarás de tu mente la preocupación de olvidar detalles como reuniones o tareas por hacer, una vez que las indexas en tu calendario.
Compartirás tus horarios
Poder coordinarte con tu equipo es una de las cosas más positivas de Google Calendar porque establecer un momento para reunirse, fijar fechas y eventos puede resultar realmente engorroso.
Google Calendar realmente es beneficioso para establecer horarios y plazos y estar en sintonía con tus socios.
7 trucos para aprovechar Google Calendar
Muchas de las funcionalidades de Google Calendar pasan inadvertidas porque hay una gran variedad de opciones y, en algunos casos, están algo escondidas o ni te imaginas para qué funcionan. A veces hasta hace falta conocer diversos trucos para poder sacarle verdadero partido a esta herramienta de Google. Es por ello que aquí te enumero y explico diversas funciones de este calendario para que las explores y puedas organizarte como todo un profesional.
Recibe un email con tu agenda diaria
Si llenas de eventos diariamente tu calendario, puede que seguirle el ritmo sea complicado y hasta no tengas tiempo de hacerlo. Así que Google Calendar te mandará un email diario con todos los eventos que tengas para cada día de la semana.
¿Cómo? Solo tienes que colocar el cursor encima del calendario del que quieres recibir estos emails con tus eventos, justo en la barra lateral izquierda y presionar clic en la flecha que te aparecerá a un lado.
Presiona la opción de “Editar notificaciones” y luego la opción “Agenda diaria”. También puedes hacerlo presionando clic en Menú y luego en Configuraciones. Los pasos son iguales.
De esta manera cada mañana recibirás un correo con una lista de los eventos o reuniones profesionales que tengas para ese día en particular. Así tu jornada será mucho más organizada y sabrás desde temprano qué es lo que tienes pautado.
Incluye tareas
¿Tienes muchas cosas o detalles por hacer en tu jornada laboral que no quieres olvidar por nada?
Solo debes dar clic en la opción “Tareas” en donde podrás anotar todas aquellas diligencias o cosas que tienes por hacer. Para activarla, dirígete a la barra lateral izquierda.
Con esta opción tendrás automáticamente un nuevo panel a la derecha de tu calendario en donde podrás ir agregando tareas a tu lista, y si las mismas tienen fecha, aparecerán en tu calendario para que no tengas excusas de que las olvidaste.
Activa alarmas
Esta es la funcionalidad que más recomiendo para los olvidadizos. Con el Google Calendar tendrás tres modalidades para recibir tus alarmas:
1. Mensaje de texto
Solo necesitas tener un celular y Google Calendar te enviará un SMS recordándote esa reunión que pautaste, para dentro de unos minutos. Es bastante útil si no eres de las personas que está 100% del tiempo en la oficina.
2. Correo
Recibe un email con antelación para que no faltes a esa reunión súper importante.
3. Ventana emergente
Esta es la manera más directa de aviso, puesto que el popup aparecerá en tu pantalla mientras estés haciendo lo que sea: escribiendo, navegando en Internet, etc., y no importa en qué ordenador te encuentres ¡No hay excusas para olvidar!
Comparte calendarios con tus colegas
A partir de la lista de “Mis Calendarios” en la barra lateral izquierda, tienes la opción de compartir tus calendarios con tus socios.
Esta es la mejor manera de que tú y tu equipo estén sintonizados y si estás emprendiendo un negocio apenas, será de gran ayuda para que los plazos se cumplan a cabalidad y haya un consenso en los horarios de todos los implicados. Además de esta ventaja, también puedes agregar cualquier calendario de algún colega desde el menú haciendo clic en la opción “Otros calendarios”, pero necesitarás de la aprobación del colega para que tengas vista de su calendario. Es importante mencionar que, si quieres enviarle tu calendario a alguien que no usa Google Calendar, puedes hacerlo sin ningún inconveniente. Si lo haces público presionando “Configuración del calendario” y luego a “Detalles del calendario” podrás enviarle la dirección URL de tu calendario a quien desees.
Accede a tu calendario sin conexión
Si eres de los profesionales que hacen muchos viajes por negocios es normal que te quedes sin conexión en ciertos lugares; pero no debes preocuparte.
Google Calendar te permite descargar tu calendario aunque no tengas conexión, lo que no podrás hacer es actualizarlo. La manera de hacerlo es darle clic al botón con la rueda en la esquina superior derecha del navegador y elegir la opción “Sin conexión”.
Asegúrate de tener la app de Google Calendar descargada en tu equipo y de contar con Chrome para que se te descargue adecuadamente.
Convierte tu calendario en una agenda
Google Calendar te ofrece diversas visualizaciones como ver el calendario por semanas o meses.
También te ofrece la opción de visualizarlo como una agenda, con la que podrás contemplar todos los elementos de tu calendario como si de un pequeño cuaderno en físico se tratara, como probablemente solías tener.
“Encuentra un hueco” con tus compañeros de equipo
La función “Encontrar un hueco” de Google Calendar te permitirá ponerte de acuerdo con tu equipo para hallar el momento ideal para que todos se puedan reunir. A veces es complicado establecer un día en el que cada uno de los miembros se encuentren desocupados para poder llevar a cabo una reunión importante.
Así que Google Calendar te ofrecerá una visualización de los calendarios de tu equipo para ahorrarte la tarea de preguntarles. De esta manera lograrás cuadrar un día que les convenga a todos. Solo debes añadir a tus colegas a algún evento como invitados y Google Calendar te mostrará sus días disponibles.
En Resumen
Google Calendar es ideal para cualquier profesional de cualquier rubro.
Configurar un evento es muy sencillo e intuitivo: seleccionando el día que quieras podrás ver una pantalla para ponerle nombre al evento. La duración suele tener una hora por default pero puedes editar simplemente presionando “Editar evento”. Duración, día, lugar, invitados, entre otras opciones te ofrece la herramienta, además de darle el color que desees a las notas de tu calendario. Puedes personalizar lo más que puedas tu calendario y convertirlo en tu agenda online. Con su look minimalista, Google Calendar te conquistará y estoy segura de ello ¿Qué esperas para probarlo en tu día a día? Descubre su potencial y coméntanos qué te ha parecido el artículo.
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Post redactado por Raquel Padilla.