Al igual que la creación de una página web, las reuniones de trabajo también deberían servir como herramienta para lograr el éxito general de un negocio, al menos en teoría.
Sin embargo,en la práctica, la mayoría de la gente ve estas reuniones de negocios como una enorme pérdida de tiempo.
Las quejas más comunes que suelen suscitar dichas reuniones son tales como que los convocados llegan tarde, que es difícil identificar los objetivos de la reunión o la mala gestión del tiempo de quién lidera el encuentro. Finalmente, están los que se preguntan si podrían haber recibido la información por correo electrónico mejor.
A pesar de esto, no podemos obviar el poder de una charla cara a cara. Una reunión debe servir para enriquecer a los participantes y, en este sentido, tendrá éxito cuando cada participante conozca el tema central de la reunión y tengan claro que deben traer a la mesa para que nadie lo considere una pérdida de tiempo. Parece una misión imposible pero no lo es. Por eso en este artículo repasaremos todo lo que necesitas tener cuenta para llevar a cabo una reunión efectiva:
Decidir si la reunión es realmente necesaria
Fijar los puntos de la reunión por adelantado
Revisar la lista de participantes
Empezar y finalizar a tiempo
Administrar los tiempos
Tomar notas durante la reunión
Reservar tiempo para preguntas
Finalizar con elementos de acción
Reevaluar la efectividad
Hacer un seguimiento enviando un resumen vía email
01. Decidir la reunión es necesaria
El tipo de reunión que planeas hacer definirá desde la guía de actividades para la reunión hasta la lista de invitados. ¿Se trata de una reunión semanal o mensual? ¿Es para actualizar al equipo sobre qué proyectos está trabajando cada uno? ¿O es más bien una reunión extraordinaria programada para discutir un proyecto especial o una información sensible? Cualquiera sea el caso, deberás decidir si organizar una reunión es la opción más efectiva.
Si hablamos de reuniones que se repiten, no siempre vale la pena organizarlas. Si el propósito es hacer un repaso de tareas semanales, quizás tiene más sentido enviar un correo electrónico con toda la información, algo así como realizar un checklist . Y ya estará en manos de los grupos de trabajo decidir si quieren reunirse para discutir juntos los proyectos relevantes cuando sea realmente apropiado. Esto les ahorrará tiempo a todos y evitará quejas innecesarias.
Respecto a reuniones que giran en torno a proyectos específicos, lo más seguro es que tenga sentido llevarlas a cabo. La información que compartirás es nueva para todas las partes involucradas y, por ello, es probable que valga la pena convocar la junta pues será del interés de todos.
02. Fijar los puntos de la reunión por adelantado
La regla de oro de las reuniones efectivas es: no hagas perder tiempo a la gente.
Para poder cumplir esto, fíjate un objetivo del tipo "esta reunión se llevará a cabo para discutir los planes para la próxima campaña de marketing". ¡Perfecto! Estás organizando una reunión con un verdadero fin. ¡Ese es el primer paso!
Una vez hecho esto, establece una agenda. Escribe punto por punto los temas que se tocarán en la reunión. Nuestro consejo es que envíes un mail con este orden del día antes de la reunión para que los participantes que puedan prepararse preguntas o venir con datos e información relevantes. Cuando decimos antes de la reunión, nos referimos a un día antes por lo menos, no una hora antes. Durante la reunión, mantén a mano esta agenda. Puedes imprimirla y distribuirla o mostrarla en una pantalla. La idea es tener presente todos lo puntos para no desviarse y que los participantes no pierdan el interés.
03. Revisar la lista de participantes
Un elemento clave de esta guía es asegurarte de que cada persona se beneficie de esta reunión. Así, revisa tu lista de participantes. Primero, debes asegurarte de que todos los que deberían ser invitados lo estén.
Después de fijar claramente el objetivo del temario, determina qué personas de tu empresa deben ser invitadas en función de la conexión que tengan con el tema a desarrollar. Sin actores cruciales en los procesos de toma de decisiones, no podrás conseguir resultados efectivos tras la reunión.
Por otra parte, está el hecho de no hacerle perder el tiempo a nadie. Comprueba que no has invitado a personas que no necesitan estar allí. Por ejemplo, ¿planeabas invitar a alguien a la reunión solo por formalidad? Le harás un gran favor si lo liberas del compromiso.
04. Empezar y finalizar a tiempo
Nada es menos profesional que llegar tarde a una reunión que tú mismo convocaste. Respeta el tiempo de tus invitados presentándote al menos cinco minutos antes de la hora pautada. Eso establecerá el tono y te permitirá comenzar a tiempo.
Cuando llegue la hora de inicio de la reunión, comienza de inmediato. El hecho de no esperar a los invitados que llegan tarde es otra manera de enfatizar tu intención de puntualidad. Al verte, los demás aprenderán que en futuras reuniones contigo, la demora no es un comportamiento aceptable. Además, sólo permite que la reunión se lleve a cabo hasta la hora de finalización programada. Todos tienen otras tareas que terminar así que no dejes que tu reunión sea interrumpida e interfiera con esas prioridades. Si no conseguiste todo lo que necesitabas, puedes determinar si es necesario organizar otra reunión o si es suficiente con enviar lo expuesto en un correo electrónico de seguimiento.
05. Administrar los tiempos
Como anfitrión de la reunión, tu deber es asegurarte de que se siga la pauta fijada y que todo vaya de acuerdo con lo planeado en la agenda.
El secreto es no irse por las ramas. Naturalmente, esto va a suceder, todos somos humanos, pero eso no significa que no puedas volver al tema original. Una solución fácil es habilitar un espacio en la pizarra o designar a un participante para que marque estos elementos que podrían volver a ser tratados más adelante. Así, con ese orden, permitirás que se aborden primero los puntos de discusión previstos. Una buena práctica es ir marcando los temas de la agenda que se van tocando, bien en una pizarra o en tu libreta de notas. As´siempre sabras a que tema debes volver y no dejarás ningún punto en el tintero.
06. Tomar notas durante la reunión
El objetivo principal de tomar notas durante la reunión es asegurarte de abordar todas las inquietudes y tareas que se te vayan pidiendo. También debes solicitar que los asistentes hagan lo mismo (mejor con lápiz y papel para evitar distracciones). Si hay que escribir demasiado, puedes asignarle la tarea a un asistente para que tome nota y luego prepare un resumen escrito de lo discutido en la reunión. Después del encuentro podrás compartir ese documento con los asistentes o enviárselo a las personas que no pudieron asistir pero que necesitan ponerse al día.
07. Reservar tiempo para preguntas
Cuando planifiques el tiempo para cada ítem del temario de la reunión, también reserva un espacio para las preguntas. Si todo sale bien, te mantendrás estrictamente en el orden planteado y podrás designar un tiempo flexible a inquietudes. En otras palabras, esto les permitirá a los asistentes escuchar tus opiniones y aclarar cualquier cosa que no hayan comprendido. Cuando les digas a los participantes que has reservado un tiempo para preguntas, habrá una menor posibilidad de que te interrumpan durante la reunión.
08. Finalizar con elementos de acción
Nuevamente, es importante reservar un espacio especial. Tus elementos de acción definen en primer lugar por qué organizaste esta reunión. Es importante que tengas en cuenta que las reuniones efectivas siempre deben tener intenciones para generar resultados. Los elementos de acción son todo lo que deseas que se obtenga en tu reunión: plazos, objetivos y aspectos destacados, así como asistentes asignados que sean relevantes para cada una de esas cosas.
09. Reevaluar la efectividad
Después de la reunión llega el momento de reflexionar. Es la hora de que te preguntes si la reunión produjo los resultados que esperabas. ¿Crees que pudiste expresar tu punto de vista? ¿Sientes que los asistentes te entendieron y se comprometieron? Todos estos son componentes importantes para organizar reuniones efectivas. Junto a tu propia percepción está la opinión de los participantes. Es así que puedes comunicarte con ellos para saber qué piensan. Pregúntales si consideraron útil la reunión, desde su duración hasta la información presentada y la forma en que se realizó todo. De acuerdo con la cantidad de asistentes, puede preguntarles a las personas cara a cara o crear y enviar una encuesta por correo electrónico.
10. Hacer un seguimiento enviando un resumen vía email
Una muy buena práctica es enviar un correo electrónico de seguimiento a más tardar un día después de la reunión. En este resumen, menciona todos los temas que se discutieron, las preguntas y respuestas, y el plan de acción a seguir. Si hay algo que no hubo tiempo de tocar, agrégalo a tu informe. En definitiva este correo-resume sirve para recordar a cada participantes todos los deberes que le fueron asignados durante esa reunión de negocios.
Los resultados de este último paso determinarán tu capacidad para organizar reuniones de trabajo efectivas.
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